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Nach dem Bewerbungsprozess stellt sich die Frage: Wohin mit den Bewerbungsunterlagen? Schließlich befinden sich auf dem Anschreiben und dem Lebenslauf Informationen, die Sie nicht unbedingt mit jedermann teilen möchten. Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie Ihre Bewerbungsunterlagen sicher vernichten!

Vernichtung Ihrer Bewerbungsunterlagen

In den meisten Fällen werden Sie die Bewerbung auf eine Stelle lediglich für den Arbeitgeber anfertigen. Falls Sie die Bewerbung zusätzlich für Ihre eigenen Unterlagen ausgedruckt haben, aber nicht weiter benötigen, sollten Sie eine Aktenvernichtung in Betracht ziehen. Auf den Bewerbungsunterlagen befinden sich vertrauliche Daten, die Sie nicht preisgeben sollten.

Zu diesen Informationen gehören:

• Ihr Name
• Ihre Anschrift
• Ihr Geburtsdatum
• Ihr Familienstand
• Ihre Kontaktinformationen
• Ihr Werdegang

Wenn diese Daten in die Hände von Kriminellen gelangen, kann Ihnen großer Schaden erwachsen. Mithilfe Ihrer Kontaktinformationen lässt sich beispielsweise Betrug begehen: Die Unbekannten kaufen etwas im Internet und geben Ihre Informationen als Rechnungsadresse an. Somit kann es Ihnen passieren, dass Sie für etwas bezahlen sollen, das Sie nie bestellt haben.

Schon dieses einfache Beispiel zeigt, dass die sensiblen Informationen auf Ihrer Bewerbung nicht in die falschen Hände geraten sollten.

Möglichkeiten zur Vernichtung der Informationen

Wenn Sie Ihre Bewerbung digital speichern, ist die Gefahr, dass Unbekannte die Daten abgreifen, recht gering. Nutzen Sie die üblichen Schutzvorkehrungen wie eine Firewall und Virenschutz. Falls Sie Ihre Daten bei einem Cloudanbieter aufbewahren, stellen Sie sicher, dass dieser Dienstleister vertrauenswürdig ist.

Wenn Sie Ihre Bewerbungen analog aufbewahren, also bspw. als Ausdruck, sollten Sie bei der Entsorgung besondere Vorsicht walten lassen. Wenn Sie die Dokumente in grobe Stücke reißen, ist es sehr leicht, die Informationen zu rekonstruieren. Lassen Sie deshalb große Vorsicht walten und nutzen Sie einen Schredder, der nach den Vorgaben des Datenschutzes zertifiziert ist.

Eine Alternative zum Schredder ist eine Aktenvernichtung. Diese Möglichkeit bietet sich auch für Privatpersonen. Dabei beauftragen Sie einen Dienstleister, der Ihre Unterlagen datenschutzkonform vernichtet. Neben Ihren Bewerbungsunterlagen können Sie andere Dokumente, die Sie nicht mehr benötigen, entsorgen. Auf diese Weise werden Sie die Aktenordner, in die Sie seit Jahren keinen Blick mehr geworfen haben, los. Dienstleister, die eine Aktenvernichtung anbieten, gibt es flächendeckend in Deutschland.

Aufbewahrungsfristen verschiedener Unterlagen

Für Privatpersonen existieren wenige bindende Aufbewahrungsfristen. Oft gibt es für spezielle Dokumente überhaupt keine festgelegte Aufbewahrungsfrist. Es ist jedoch für verschiedene Zwecke ratsam, die Unterlagen aufzubewahren. Umfangreiche Informationen über Aufbewahrungsfristen bekommen Sie auf folgender Seite: https://www.sero-aktenvernichtung.de/aufbewahrungsfristen/

Ihre Bewerbung beim Arbeitgeber

Wie Sie mit der Vernichtung der Bewerbung umgehen, können Sie selbst entscheiden. Wie sieht es jedoch mit Ihren Unterlagen aus, die der Arbeitgeber erhalten hat? Grundsätzlich gilt, dass Arbeitgeber den Datenschutz gewährleisten müssen. Wenn die Unternehmen ihre Pflicht erfüllen, besteht für Sie demnach keine Gefahr. Wir gehen exemplarisch darauf ein, wie mit Ihrer Bewerbung in verschiedenen Fällen umgegangen wird.

Erfolgreiche Bewerbung

Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich war, legt Ihr zukünftiger Arbeitgeber eine Personalakte für Sie an. In dieser Akte wird Ihre Bewerbung abgelegt. Im Laufe Ihrer Karriere wird sich die Akte mit Unterlagen füllen. So sind bspw. Urlaubsanträge, Weiterbildungen und Krankmeldungen in der Personalakte abgelegt.
Das Bundesdatenschutzgesetz sieht vor, dass Personalakten nicht für die Öffentlichkeit zugänglich sein dürfen. Wenn sich Ihr Arbeitgeber an die gültigen Vorschriften hält, müssen Sie keine Sorgen haben, dass Ihre Daten an Unbekannte gelangen.

Falls Sie aus dem Unternehmen ausscheiden, haben Sie für drei Jahre einen Rechtsanspruch. In dieser Zeit können Sie bspw. Arbeitszeugnisse beantragen oder eventuell Schadensersatz einfordern. Deswegen wird Ihr Arbeitgeber Ihre Personalakte aufbewahren, bis Sie länger als drei Jahre aus dem Unternehmen ausgeschieden sind.

Gescheiterte Bewerbung

Für Bewerbungen, die leider nicht zu einem Arbeitsverhältnis geführt haben, muss man in der Form zwischen analogen und digitalen Bewerbungen unterscheiden.

Bewerbungen in Papierform

Viele Arbeitgeber weisen in der Stellenanzeige bereits darauf hin, dass die Bewerbung nicht zurückgesendet wird, wenn Sie keinen Erfolg hat. Sie können demnach nicht davon ausgehen, dass Sie die Bewerbungsmappe und den beigelegten Lebenslauf für eine zukünftige Bewerbung wiederverwenden können. Die Unternehmen müssen jedoch auch in diesem Fall sicherstellen, dass Ihre Daten sicher sind. Deshalb werden sie Ihre Bewerbung zusammen mit anderen Unterlagen der Aktenvernichtung zuführen. Insbesondere bei größeren Firmen werden meist externe Dienstleister beauftragt, die den Datenschutz bei der Aktenvernichtung gewährleisten.

Weil gescheiterte Bewerbungen mitunter eine Klage nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) nach sich ziehen können, gilt in der Praxis eine Aufbewahrungsfrist von zwei Monaten. In dieser Zeit muss ein Geschädigter Klage einreichen, wenn der den Eindruck hat, unrechtmäßig abgewiesen worden zu sein. Nach dem Zeitpunkt, an dem diese Frist verstrichen ist, vernichtet der Arbeitgeber Ihre Bewerbung.

Bewerbung in digitaler Form

Wenn Sie Ihre Bewerbung digital eingereicht haben, also etwa per E-Mail oder über eine Bewerbungsplattform, bewahren die Arbeitgeber Ihre Unterlagen ebenfalls einige Zeit auf. Der Hintergrund ist dabei, dass eine Klage aufgrund des AGG für eine gewisse Zeit nach der Absage möglich sind.
Im Allgemeinen löschen die Unternehmen Ihre Daten von Ihren Servern. Sie müssen sich daher keine Sorgen machen, dass Ihre Daten nur durch befugte Mitarbeiter gesichtet werden. Falls die Bewerbung über eine der gängigen Plattformen lief, stellen die Betreiber der Bewerbungsplattform sicher, dass Ihre Bewerbung gelöscht wird. Informieren Sie sich im Zweifel bei der jeweiligen Plattform über die Regelungen zum Datenschutz.

Initiativbewerbung

Wenn Sie sich initiativ und nicht konkret auf eine ausgeschriebene Stelle beworben haben, sollten Sie mit dem Unternehmen in Kontakt treten. Mitunter möchten Sie berücksichtigt werden, wenn neue Jobs im Unternehmen frei werden. Teilen Sie dies in Ihrem Anschreiben mit, damit die Firma Ihre Daten für eventuelle zukünftige Ausschreibungen berücksichtigt.

Professionelle Aktenvernichtung

Die meisten Unternehmen übernehmen das Entsorgen alter Unterlagen nicht selbst. Bei dem hohen Aufkommen von Dokumenten aus Bewerbungsverfahren und Buchhaltung würde dies viele Kräfte binden. Stattdessen beauftragen die Unternehmen einen Dienstleister, der die Aktenvernichtung übernimmt. Diese Dienstleister sind zertifiziert und bieten ihren Kunden die Aktenvernichtung nach den strengen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) an. Sie folgen zudem den Vorgaben der DIN-Norm 66399. Diese legt verschiedene Vorgaben fest, die bei der Aktenvernichtung eingehalten werden müssen.

Die zu vernichtenden Unterlagen werden in Schutzklassen eingeteilt. Aus dieser Einteilung ergibt sich dann eine von drei Sicherheitsstufen, mit der die Akten- bzw. Datenträgervernichtung durchgeführt wird. Diese legt den Umgang bei der Vernichtung fest. U. a. ist eine Maximalgröße der verbleibenden Partikel vorgeschrieben. Dadurch ist die sichere Vernichtung der Akten gewährleistet, sodass die enthaltenen Informationen nicht im Nachhinein wiederhergestellt werden können.